O boletim de alojamento, enviado pela UpMarket.
O SIBA, o SES.Hospedajes e os Mossos d'Esquadra recebem os dados de cada estadia sem que ninguém os introduza à mão.
Software de check-in online para alojamento local.
Os seus hóspedes registam-se, assinam o contrato e pagam a caução no telemóvel antes de chegar. A UpMarket envia os boletins de alojamento ao SIBA e só manda o código da porta quando o check-in está completo.
- Mais de 70% dos hóspedes concluem o check-in antes da chegada
- O código da porta, só com o check-in completo
- A funcionar em dias, não em semanas
Reserva do seu PMS
Código de acesso4827#
Portixol Penthouse · Claire DuboisCom as instruções de chegada
Válido desdeTer, 9 jun, 15h00
Hóspedes4 registados
Código da porta enviadoSó com o check-in completo
O problema
Quarenta chegadas, quarenta portas e nenhuma receção.
Andar atrás de fotografias de documentos no WhatsApp, combinar encontros para entregar chaves, cobrar cauções e introduzir à mão um boletim de alojamento por cada hóspede. Em cada reserva, o mesmo trabalho, e sem estar à porta.
23:40Sexta-feira · chegada tardia
- WhatsApp · Penthouse PortixolAterramos às 23h40. Como é que entramos?agora
- Airbnb · Casa OlivoPode enviar-me a morada exata e dizer-me como levanto as chaves?2 min
- Registo de hóspedes9 hóspedes de hoje ainda sem documento12 min
- PagamentosCaução por pagar · Villa Sol25 min
Como funciona
Como funciona o check-in online num alojamento local, passo a passo.
Num apartamento ou numa moradia de alojamento local, o check-in online substitui a entrega de chaves em mão: antes de chegar, o hóspede regista-se, assina e paga no telemóvel, e recebe o acesso quando está tudo completo. Também se chama check-in automático ou self check-in. A UpMarket é a plataforma de IA que executa as operações com hóspedes para gestores de alojamento local, e este é o seu software de check-in online em ação, passo a passo.
Casa Olivo · Jonas Becker · 16–19 junRegiste o seu grupo
- Link enviado7 dias antes da chegada
- Lembrete2 dias antes: o código chega depois do check-inEnviado
- Código de acessoEnviado quando o check-in estiver concluídoEm espera
A reserva chega e o hóspede recebe o link
A UpMarket importa a reserva do seu PMS e envia o link de check-in, por predefinição sete dias antes da chegada: por email, por WhatsApp ou, com PMS como Avantio, Icnea, Hostify, Hostaway e Guesty, na própria conversa do hóspede no Airbnb ou na Booking.com. Pode acrescentar um lembrete automático para quem ainda não tiver terminado, por predefinição dois dias antes da chegada.
Preenchido pelos hóspedesPenthouse Portixol · Viajantes
- Claire DuboisPassaporte · França · nascida em 1987Registada
- Julien DuboisDocumento de identificação · França · nascido em 1985Registado
- Léa Dubois11 anos · filha · sem documentoRegistada
- Tom Dubois8 anos · filho · sem documentoRegistado
Cada hóspede digitaliza o seu documento
Sem app: o link abre-se no navegador do telemóvel e basta uma fotografia do passaporte ou do documento de identificação europeu para o formulário ficar preenchido. O titular da reserva acrescenta os outros hóspedes ou envia-lhes um link, para que cada um se registe a partir do seu telemóvel. O check-in só pode ser enviado quando todos os hóspedes da reserva estiverem registados, e pelo menos um tem de ser maior de idade. O formulário existe em sete idiomas.
AutomáticoAntes da chegada · Penthouse Portixol
- Contrato de alojamentoAssinado por Claire DuboisPDF guardado
- Regras da casaSem festas · silêncio a partir das 23h00Aceites
O hóspede assina o contrato de alojamento e aceita as regras da casa
Redija o seu contrato de alojamento uma única vez, com as respetivas traduções, e atribua-o aos alojamentos que escolher. O hóspede assina no ecrã e a UpMarket guarda o PDF assinado, que pode descarregar a partir do registo dos hóspedes. Também pode exigir que o hóspede aceite as regras da casa de cada alojamento antes de terminar.
AutomáticoPagamentos · Penthouse Portixol
- CauçãoRetida no cartão200,00 €
- Taxa turística2 adultos × 4 noites · paga16,00 €
- Libertação da cauçãoAutomática após o check-outAgendada
Caução e taxa turística
Escolha como quer pedir a caução: uma retenção no cartão, uma cobrança no check-in ou um cartão guardado para cobrar mais tarde. A retenção é libertada automaticamente depois do check-out, no prazo que definir, e até lá pode cobrar uma parte se houver danos. A taxa turística é calculada automaticamente, por pessoa e por noite ou em percentagem da reserva, com a idade mínima e o limite de noites que definir. Os pagamentos passam pela Stripe.
Após o check-inAcesso · Penthouse Portixol
- Código da portaVálido de 9 jun 15h00 a 13 jun 11h00Agendado
- Instruções de chegadaEnviadas por WhatsAppEnviadas
Chega o código da porta, sem entrega de chaves
Com fechaduras inteligentes, a UpMarket cria um código para cada reserva, válido desde a hora de acesso do dia de chegada até à hora de fim de acesso do dia de saída. Por predefinição, é enviado 24 horas antes da chegada, com as suas instruções de chegada, e só quando o check-in está completo. Se a reserva for cancelada, o código é anulado. Não tem fechadura inteligente? Envie da mesma forma o código do cofre de chaves ou as instruções.
Comunicação de viajantes · Penthouse PortixolEnviada pela UpMarket
- Destino
- SES.Hospedajes
- Comunicação de viajantes
- 4 viajantes
- Comunicação da reserva
- Enviada
- Número de referência
- Guardado na reserva
Após a chegada, o boletim de alojamento segue para as autoridades
Em Portugal, a UpMarket envia os boletins de alojamento ao SIBA depois da chegada dos hóspedes. Nos alojamentos em Espanha, envia ao SES.Hospedajes a comunicação da reserva quando a reserva entra e a comunicação de viajantes após a chegada dos hóspedes, ambas com o código de estabelecimento desse alojamento. Guarda o número de referência na reserva e volta a tentar uma comunicação de viajantes que falhe; a que continuar a falhar fica assinalada na sua lista de registos e é incluída na contagem do relatório diário que recebe por email. As restantes autoridades estão na secção de registo de viajantes, mais abaixo.
Vemos isto com um dos seus alojamentos?
Escolha um alojamento e percorremos o respetivo check-in numa demonstração ao vivo: o link, a assinatura, a caução e o código da porta. O dia e a hora ficam à sua escolha, no calendário.
A sua equipa
O que a sua equipa vê, sem ir a nenhuma porta.
A maioria dos hóspedes trata de tudo sozinha: mais de 70% concluem o check-in online antes de chegar. Estas são as ferramentas para os que não o fazem.
Do seu PMSChegam amanhã
- Claire DuboisPenthouse Portixol · 4 hóspedesConcluído
- Jonas BeckerCasa Olivo · 2 hóspedesConcluído
- Ingrid NilssonVilla Sol · 6 hóspedesPendente
- Pablo HerreraCentro 2B · 3 hóspedesPendente
Todas as chegadas, de todos os seus alojamentos
Cada reserva indica se o check-in está pendente ou concluído. Filtre por data de chegada e fica a saber que portas estão resolvidas e com que hóspedes ainda é preciso insistir.
Alerta · Check-in pendentePor email
- Reserva
- Villa Sol · n.º 51877
- Chegada
- Amanhã
- Check-in online
- Pendente
- Código da porta
- Não enviado
Alerta na véspera, e sem código enquanto não estiver feito
Na véspera da chegada, a UpMarket envia-lhe um email por cada reserva com o check-in ainda pendente. Enquanto não estiver completo, o código da porta não é enviado. Pode desativar esta regra num alojamento, mas vem ativada por predefinição.
Villa Sol · Definições de check-inPor alojamento
- Contrato de alojamento
- Moradias, 3 noites ou mais
- Caução
- Retenção de 500 €
- Taxa turística
- Por pessoa e por noite
- Fechadura
- Fechadura inteligente · código por reserva
Cada alojamento, com as suas regras
Os contratos de alojamento, as cauções e a taxa turística definem-se uma vez e atribuem-se aos alojamentos que escolher. As regras da casa, as instruções de chegada, as fechaduras e os códigos do SES.Hospedajes configuram-se por alojamento.
Villa Sol · Ingrid Nilsson · chega amanhã«Há estacionamento na moradia?»
- RespondidoEspaço para dois carros dentro do portão
- EntradaPela rua lateral
- Respondido porO concierge com IASem si
As perguntas dos hóspedes, respondidas sem passar por si
O plano Concierge Virtual e Check-in Automático da UpMarket inclui o concierge virtual com IA: responde aos hóspedes no idioma deles, de dia ou de noite, e só passa à sua equipa o que exige uma pessoa.
A integração
Check-in automático ligado ao seu PMS e às suas fechaduras.
A UpMarket integra-se com Avantio, Icnea, Hostify, Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify e KrossBooking, entre outros. Quem manda continua a ser o seu PMS: a UpMarket nunca toca em tarifas nem em disponibilidade.
| Dados | Sentido | O que acontece |
|---|---|---|
| Reservas | Do seu PMS | As reservas novas, alteradas e canceladas chegam com as suas datas e os seus hóspedes. |
| Mensagens do Airbnb e da Booking.com | Através do seu PMS | Com Avantio, Icnea, BedLoop, Hostify, Hostaway, Guesty e Smoobu, o link de check-in, as instruções de chegada e o código da porta podem seguir na própria conversa do hóspede no Airbnb ou na Booking.com. |
| Dados dos hóspedes | Para o seu PMS | Com Avantio, BedLoop, BookiPro, Booking Experts e Host PMS, a UpMarket guarda os dados dos hóspedes no próprio PMS. |
| Códigos da porta | Para as suas fechaduras | A UpMarket trabalha com fechaduras Nuki, TTLock, Tedee, Akiles, Yale e Salto KS, entre outras. Com um cofre de chaves ou um teclado, envia o código fixo que tiver guardado. |
| Caução e taxa turística | Opcional | Retidas ou cobradas no cartão, através da Stripe, durante o check-in. |
Utiliza outro PMS ou outra fechadura?
Diga-nos que PMS utiliza e o que tem nas portas, fechaduras inteligentes ou cofres de chaves, e explicamos-lhe como seria feita a ligação.
Porquê a UpMarket
Um check-in automático que resolve tudo: registo, contrato, caução e chave.
Sem registo, não há código.
Por predefinição, o código da porta só é enviado quando o check-in online da reserva está completo.
A funcionar em dias, não em semanas.
Fazemos a ligação ao seu PMS e configuramos o check-in consigo.
Sem fidelização.
Pode cancelar a subscrição quando quiser.
Dados dos hóspedes antes da chegada
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- —
- Um formulário e WhatsApp
- ✓
Digitalização de documentos de identificação
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- Fotografia à porta
- Um formulário e WhatsApp
- Fotografia por WhatsApp
Contrato assinado e PDF guardado
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- Em papel
- Um formulário e WhatsApp
- —
Envio automático ao SIBA e ao SES.Hospedajes
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- À mão
- Um formulário e WhatsApp
- À mão
Caução retida no cartão
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- Em dinheiro
- Um formulário e WhatsApp
- —
Código da porta só com o check-in completo
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- —
- Um formulário e WhatsApp
- —
Chegadas tardias sem ninguém à espera
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- —
- Um formulário e WhatsApp
- ✓
Alerta se o check-in ainda estiver pendente na véspera
- UpMarket
- ✓
- Entregar chaves em mão
- —
- Um formulário e WhatsApp
- —
Veja a comparação em pormenor: UpMarket vs Chekin
Caso de cliente
Atualmente, a nossa taxa de automatização é de 87% das comunicações. A nossa equipa é agora responsável apenas por acompanhar as operações e responder às mensagens escaladas.
- das comunicações automatizadas
- 87%
- a funcionar
- Em poucos dias
O que muda
Para si ficam as exceções, não cada chegada.
Check-in online
+70%
dos hóspedes concluem o check-in online antes da chegada, de acordo com dados de clientes da UpMarket.
Concierge com IA
91%
das interações com hóspedes resolvem-se sem a sua equipa, a qualquer hora.
Na plataforma
+10 000
alojamentos gerem na UpMarket as operações com os seus hóspedes.
Registo de hóspedes
Registo de viajantes nos alojamentos turísticos em Espanha: o que lhe exige o Real Decreto 933/2021 e como a UpMarket dá resposta.
Os hotéis não são os únicos abrangidos: em Espanha, os apartamentos turísticos e as habitações de uso turístico também têm de registar cada viajante e comunicar os respetivos dados ao Ministério do Interior através do SES.Hospedajes.
| Requisito | Onde | Como a UpMarket o resolve |
|---|---|---|
| Os dados de cada viajante | No formulário | Nome e apelidos, sexo, data de nascimento, nacionalidade, tipo e número de documento, número de suporte e morada completa com município, além do telefone e do email do titular da reserva. O formulário não avança enquanto faltar um dado obrigatório. |
| Menores | No formulário | Os menores de 14 anos estão dispensados de documento. No caso dos menores de 18, o formulário pede o parentesco com o adulto que os acompanha. |
| Os códigos de cada alojamento | Na UpMarket | Cada alojamento é configurado com o seu código de arrendador e o seu código de estabelecimento do SES.Hospedajes, para que cada comunicação siga com o código que lhe corresponde. |
| Comunicação de viajantes e comunicação da reserva | Ao SES.Hospedajes | Ambas seguem sem que ninguém as introduza à mão. A UpMarket guarda o número de referência devolvido pelo Ministério e acompanha o estado de cada envio. |
| Portugal e Catalunha | A cada autoridade | Nos alojamentos em Portugal, a UpMarket envia os boletins de alojamento ao SIBA. Nos da Catalunha, envia os dados aos Mossos d'Esquadra. |
| Se algo falhar | Na sua conta | A UpMarket verifica os dados antes de os enviar e volta a tentar uma comunicação de viajantes que falhe. A que continuar a falhar fica assinalada na sua lista de registos e é incluída na contagem do relatório diário que recebe por email. |
Check-in online para alojamento local: perguntas frequentes
O que os gestores perguntam antes de deixarem de entregar chaves.
O que é o check-in online num alojamento local?
É a entrega de chaves feita pela internet. Antes da chegada, o hóspede recebe um link, regista todas as pessoas da reserva, digitaliza o seu documento, assina o contrato de alojamento e, se lhe for pedido, paga a caução e a taxa turística. Quando está tudo completo, recebe o código da porta e as instruções de chegada. Também se chama check-in automático ou self check-in.
Como faço o check-in dos hóspedes sem estar presente?
Com um check-in online e um acesso que não dependa de si: uma fechadura inteligente, um teclado ou um cofre de chaves. A UpMarket recolhe o registo, a assinatura e os pagamentos antes da chegada e depois envia o código da porta e as suas instruções de chegada, pelo que um hóspede que aterre à meia-noite entra sozinho.
Como automatizo o check-in dos hóspedes do Airbnb e da Booking.com?
Ligue o seu PMS à UpMarket. As reservas do Airbnb, da Booking.com e dos seus outros canais chegam através dele e cada hóspede recebe automaticamente o link de check-in. Com PMS como Avantio, Icnea, Hostify, Hostaway e Guesty, o link, o lembrete e o código da porta podem ser enviados na própria conversa do hóspede no Airbnb ou na Booking.com; caso contrário, seguem por email ou WhatsApp.
É obrigatório registar os hóspedes de um apartamento turístico em Espanha?
Sim. Nos termos do Real Decreto 933/2021, os apartamentos turísticos e as habitações de uso turístico em Espanha têm de registar cada viajante e comunicar os respetivos dados ao Ministério do Interior através do SES.Hospedajes. O check-in online não é obrigatório em si; é uma forma de recolher esses dados antes da chegada, sem ter de se encontrar com o hóspede.
O que acontece se um hóspede não concluir o check-in online?
Se tiver os lembretes ativados, o hóspede recebe um, por predefinição dois dias antes da chegada, e a si chega um email na véspera se o check-in continuar pendente. Por predefinição, a UpMarket não envia o código da porta enquanto o check-in não estiver completo. A sua equipa pode reenviar o link a partir da reserva ou concluir o registo manualmente.
Posso pedir uma caução?
Sim. Pode escolher entre uma retenção no cartão do hóspede, uma cobrança no check-in ou um cartão guardado para cobrar mais tarde. A retenção é libertada automaticamente depois do check-out, no prazo que configurar, e antes disso pode cobrar uma parte por danos. Também pode dispensar a caução nos canais de reserva que escolher.
O hóspede pode assinar um contrato de alojamento online?
Sim. Pode redigir o seu próprio contrato de alojamento na UpMarket, acrescentar as traduções e atribuí-lo aos alojamentos que escolher, também em função de um mínimo de noites. O hóspede assina-o no ecrã durante o check-in e o PDF assinado fica guardado no registo dos hóspedes, onde o pode descarregar.
O hóspede precisa de descarregar alguma app?
Não. Os hóspedes abrem o link de check-in no navegador do telemóvel ou do computador; não há nada para instalar.
Com que PMS funciona a UpMarket?
A UpMarket integra-se com Avantio, Icnea, Hostify, Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify e KrossBooking, entre outros. Com Avantio, BedLoop, BookiPro, Booking Experts e Host PMS, guarda ainda os dados dos hóspedes no próprio PMS. A lista completa está na página de integrações.
Com que fechaduras funciona e o que acontece se não tiver fechadura inteligente?
A UpMarket cria códigos da porta em fechaduras Nuki, TTLock, Tedee, Akiles, Yale e Salto KS, entre outras. Cada código é válido para uma reserva, desde a hora de acesso do dia de chegada até à hora de fim do dia de saída, e é anulado se a reserva for cancelada. Com um cofre de chaves ou um teclado, a UpMarket envia o código fixo que tiver guardado. Saiba mais na página de chaves digitais.
Como é que a UpMarket envia a comunicação de viajantes ao SES.Hospedajes?
Através do serviço web do Ministério do Interior espanhol, com as suas próprias credenciais. A UpMarket envia as comunicações de cada alojamento com o respetivo código de estabelecimento e guarda o número de referência de cada envio. Os alojamentos na Catalunha comunicam aos Mossos d'Esquadra e, em Portugal, a UpMarket envia os boletins de alojamento ao SIBA. Para obter as suas credenciais, consulte o guia como ativar os serviços web do SES.Hospedajes (em inglês).
Serve para muitos alojamentos com regras diferentes?
Sim. Todos os seus alojamentos ficam numa única conta UpMarket. Os contratos de alojamento, as regras de caução e as regras da taxa turística criam-se uma vez e atribuem-se aos alojamentos que escolher; as regras da casa, as instruções de chegada, as fechaduras e os códigos das autoridades configuram-se por alojamento.
Posso oferecer serviços adicionais durante o check-in?
Sim. Logo depois de enviado o check-in, a UpMarket mostra ao hóspede os serviços que tiver configurado, ao preço que definir, por exemplo guarda de bagagem, transfers ou entrada antecipada.
Quanto tempo demora a ficar a funcionar e há fidelização?
Alguns dias: ligamos o seu PMS e deixamos o check-in configurado consigo. Não há período de fidelização. Pode cancelar quando quiser e o ciclo de faturação seguinte já não é cobrado.
Quanto custa um software de check-in online para alojamento local?
Os preços da UpMarket são públicos e cobrados por alojamento e por mês. Para alojamento local, o check-in online faz parte do plano Concierge Virtual e Check-in Automático, que inclui o concierge virtual com IA. Os preços atuais para o seu número de alojamentos estão na página de preços.
Tem mais perguntas?
Contacte-nosReceba cada hóspede sem estar à porta.
O seu PMS guarda a reserva. Nós tratamos da estadia. Mostramos-lhe o percurso completo numa demonstração, no dia e à hora que escolher no calendário, sem compromisso.