La mensajería automática para huéspedes resuelve un problema real para gestores de alquileres vacacionales, anfitriones de alquileres de corta estancia y hoteleros: nadie debería tener que enviar manualmente las instrucciones de check-in doscientas veces al mes. El software de mensajería para huéspedes se ha convertido en una herramienta esencial para escalar las operaciones hoteleras, pero la automatización de la comunicación con los huéspedes tiene un punto ciego: el momento del envío.
Una reserva confirmada a las 2:47 de la madrugada solía significar un mensaje de bienvenida a las 2:47 de la madrugada. Un recordatorio previo a la salida programado para “la tarde anterior” podía llegar en mitad de la cena o en mitad de la noche, dependiendo de cuándo lo procesara el sistema. El contenido era el correcto; el momento, no. Y los huéspedes notan la diferencia entre un mensaje que parece pensado y uno que parece una máquina disparando ante un evento.
Con la nueva programación de plantillas de UpMarket, ese punto ciego desaparece. Ahora controlas exactamente cuándo se envía cada mensaje automático a tus huéspedes —confirmaciones de reserva, mensajes previos a la llegada, instrucciones de check-in y recordatorios de salida— en todo tu porfolio de alquileres de corta estancia u hoteles.
Define la hora de envío de los mensajes automáticos: una sola vez, para todo
Ahora puedes definir la hora del día a la que se envía cada una de tus plantillas de mensajes automáticos, un nivel de control sobre la programación de mensajes que antes requería soluciones manuales improvisadas. ¿Quieres que las instrucciones de llegada lleguen a las 10:00 del día anterior al check-in? ¿Los recordatorios previos a la salida a las 18:00? Configúralo una vez en tu sistema de gestión de propiedades y la programación de mensajes se aplicará a todas tus propiedades.
Sin configuraciones propiedad por propiedad, sin hojas de cálculo para controlar qué mensaje se envía cuándo. Un solo ajuste, aplicado en toda tu automatización de mensajería.
Zonas horarias locales, gestionadas automáticamente
Si tu porfolio multipropiedad abarca varias zonas horarias —la España peninsular y las Islas Canarias, o alquileres vacacionales y casas de vacaciones en distintos países—, la hora de envío se aplica en la hora local de cada propiedad. Un mensaje a las 10:00 significa las 10:00 para el huésped, esté donde esté la propiedad. Tú configuras la intención; la automatización hotelera de UpMarket se encarga de los relojes.
Cómo configurar la programación de tus plantillas
Paso 1 — Abre tus plantillas. En UpMarket, ve a la sección de Mensajes Automáticos para Huéspedes, donde verás la lista de mensajes que se envían a los huéspedes a lo largo de su estancia (confirmación de reserva, instrucciones de llegada, recordatorio previo a la salida, etc.).
Paso 2 — Elige una plantilla y define su hora de envío. ¡Y listo! Abre la plantilla que quieras ajustar y selecciona la hora del día a la que debe enviarse usando el nuevo selector de hora. Una vez elegida la hora, la plantilla queda configurada y se enviará a la hora seleccionada.
Cómo programar tus plantillas de check-in
Las plantillas de check-in son una categoría aparte. Como están vinculadas a la fecha de llegada de cada reserva, no defines una hora exacta del día para ellas: en su lugar, eliges cuántos días antes del check-in deben enviarse, hasta un máximo de 7 días.
Paso 1 — Abre tu plantilla de check-in. En la misma sección de Configuración de Check-In, abre la plantilla de check-in que quieras configurar.
Paso 2 — Elige cuántos días antes de la llegada se envía. Selecciona el número de días antes del check-in en que debe enviarse el mensaje: entre 1 y 7 días de antelación. ¿Quieres que las instrucciones de llegada salgan tres días antes para que los huéspedes puedan planificar su viaje, o solo un día antes para que el código de la puerta esté reciente? Elige el margen que mejor encaje con cada mensaje.
Paso 3 — Guarda, y se aplicará a todas las reservas. A partir de ese momento, cada reserva recibirá su mensaje de check-in con la antelación correcta antes de la llegada, automáticamente y sin trabajo reserva por reserva.
💡 Consejo: Piensa en el día del huésped, no en el tuyo. Los recordatorios previos a la salida funcionan mejor a primera hora de la tarde-noche, cuando los huéspedes ya están de vuelta en el alojamiento y pueden actuar en consecuencia. Para las plantillas de check-in, entre 2 y 3 días antes de la llegada suele ser el punto óptimo: con suficiente antelación para que los huéspedes planifiquen su viaje, pero lo bastante cerca para que los detalles sigan frescos en la memoria.
Por qué el momento del envío importa para la experiencia del huésped
El momento en que llega un mensaje es uno de esos detalles de la comunicación con los huéspedes que los viajeros nunca elogian, pero siempre notan. Unas instrucciones de check-in automáticas que llegan a una hora razonable se leen, en lugar de quedar enterradas bajo una noche entera de notificaciones. Los recordatorios que respetan la tarde del huésped se sienten como hospitalidad, no como el producto de un sistema. Y tu equipo deja de escuchar el clásico “¿me habéis enviado un mensaje a las 4 de la madrugada?”.
Los mensajes bien programados no solo mejoran la experiencia del huésped: se abren, lo que se traduce en menos preguntas repetidas, un self check-in más fluido, mayor satisfacción del huésped y mejores reseñas en plataformas de reservas como Airbnb y Booking.com.
Combinada con tu Conserje Virtual y tu flujo de check-in online, la programación de plantillas es un paso más hacia una comunicación automatizada con los huéspedes que funciona sola: automatización hotelera que parece planificada por una persona.
Disponible ya en la configuración de tus plantillas
La función de programación de plantillas ya está disponible en la configuración de mensajería para huéspedes de UpMarket. Define tus horas de envío una sola vez y deja que cada mensaje automático —desde la confirmación de reserva hasta el recordatorio previo a la salida— llegue cuando debe llegar. ¿Quieres ver primero en acción la automatización de la comunicación con huéspedes de UpMarket? Reserva una demo.
