Se é proprietário de um alojamento local em Portugal, deve estar ciente da importância de comunicar ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF) a estadia de cidadãos estrangeiros no seu estabelecimento. Além de ser uma obrigação legal, a comunicação do alojamento local ao SEF ajuda a controlar a permanência de estrangeiros no país e a evitar situações de imigração ilegal. Neste artigo, vamos explicar como o Sistema de Informação de Boletins de Alojamento (SIBA) pode ajudar com a comunicação ao SEF e como preencher corretamente o formulário SEF alojamento local. Também, vamos destacar as vantagens do UpMarket, uma solução de gestão de alojamento local que pode ajudar a simplificar todo o processo.
O que é o SIBA e como ele ajuda com a comunicação ao SEF?
O SIBA é um sistema desenvolvido pelo SEF para permitir a comunicação dos boletins de alojamento eletronicamente. Todos os estabelecimentos hoteleiros e similares que oferecem alojamento a cidadãos estrangeiros devem comunicar a estadia desses cidadãos ao SEF no prazo de três dias úteis. Essa comunicação deve ser feita por meio do SIBA, que permite a comunicação eletrónica em condições de segurança. Com o SIBA, os estabelecimentos hoteleiros e similares podem facilmente comunicar o alojamento dos cidadãos estrangeiros e, assim, cumprir com a obrigação legal.
Quando é que o registo no SIBA é obrigatório?
Qualquer gestor de propriedade ou empresa que ofereça alojamento a cidadãos estrangeiros, incluindo hotéis e alojamentos turísticos, deve registar-se no SIBA.
Quais são os prazos de comunicação do alojamento e saída por boletim de alojamento?
A entrada e a saída de cada visitante estrangeiro devem ser comunicadas ao SEF dentro de três dias úteis.
Devo comunicar a estadia de cada hóspede, mesmo em grupos ou casais?
Sim, é obrigatório comunicar a estadia e saída de cada cidadão estrangeiro, independentemente de estarem em grupo ou casal.
Existe uma idade mínima para a comunicação de estadia e saída de um estrangeiro?
Não há restrições de idade. A estadia de todos os cidadãos estrangeiros deve ser comunicada ao SEF, independentemente da idade.
É necessário comunicar a estadia e saída de cidadãos de todas as nacionalidades, incluindo portugueses?
A estadia de todos os cidadãos estrangeiros, ou seja, não-portugueses, deve ser comunicada ao SEF.
Onde posso encontrar o Formulário de Alojamento Local?
Embora o SEF não forneça um formulário padronizado de Alojamento Local, a UpMarket desenvolveu um formulário abrangente e fácil de usar, feito à medida para os gestores de propriedades em Portugal. O nosso formulário é projetado para garantir facilidade de uso e total conformidade com as regulamentações do SEF e da SIBA. Está disponível em várias línguas para acomodar hóspedes internacionais e simplifica o processo de entrada de dados no sistema SIBA. Saiba mais sobre os benefícios e como aceder ao nosso Formulário de Alojamento Local no nosso blog post detalhado.
Como preencher corretamente o formulário SEF alojamento local?
Para preencher corretamente o formulário SEF alojamento local, é necessário informar de dados como nome completo do cidadão estrangeiro, número do documento de identificação, data de entrada e de saída do alojamento, entre outras informações. É importante preencher o formulário com atenção para evitar erros ou omissões que possam levar a coimas. Caso o alojamento seja alugado sazonalmente, é necessário comunicar a estadia de cada cidadão estrangeiro por meio de um boletim de alojamento. Lembre-se de que a falta de comunicação do alojamento ao SEF constitui uma contraordenação punível com coima que pode ir de 100€ a 2000€.
Existe um formulário específico que o SEF requer para o Boletim de Alojamento?
Não, o SEF não exige um formulário específico, uma vez que a submissão deve ser realizada online através do sistema SIBA. No entanto, se está à procura de uma forma eficaz de recolher todas as informações necessárias dos seus hóspedes para posteriormente as introduzir no sistema, o UpMarket oferece um formulário gratuito que pode ser descarregado e preenchido pelos hóspedes. Descarregue o formulário gratuito aqui.
Como gerir hóspedes que recusam fornecer identificação no check-in?
É crucial sensibilizar os hóspedes sobre a importância da identificação, mencionando a legalidade da obrigatoriedade do registo no SIBA e o artigo 45.º da Convenção de Aplicação do Acordo de Schengen (CAAS). Se um hóspede recusar fornecer a sua identificação, é recomendável recusar o alojamento para evitar sérias consequências legais, incluindo pesadas sanções.
Como são tratados os dados pessoais dos hóspedes num alojamento local?
Os dados pessoais dos hóspedes são tratados de acordo com o Regulamento EU 2016/679, garantindo a máxima confidencialidade. A aplicação informática do SEF é segura e monitorizada pela Comissão Nacional de Proteção de Dados.
E quando um casal com filhos menores não possui documento de identificação para os filhos?
Nestes casos, o Boletim de Nascimento ou documento equivalente, bem como averbamentos no passaporte, são aceitáveis. Se os pais não apresentarem qualquer documento dos filhos, deve-se contactar as autoridades policiais ou a embaixada pertinente.
Quais documentos de identificação são aceitos para o registo no SIBA?
Os documentos aceitáveis estão definidos nos artigos 9 e 10, número 3, da Lei de Estrangeiros, Lei 23/2007, de 4 de Julho. Incluem passaporte, bilhete de identidade, documentos emitidos por convenções relevantes entre os Estados Partes do Tratado do Atlântico Norte, entre outros.
Como são tratados os dados pessoais dos hóspedes num alojamento local?
Os dados pessoais fornecidos pelos hóspedes são tratados com a máxima confidencialidade, de acordo com o Regulamento EU 2016/679. A aplicação informática do SEF é segura e monitorizada pela Comissão Nacional de Proteção de Dados.
O registo pode ser feito por uma agência terceirizada, desde que o proprietário dê consentimento?
Sim, o registo pode ser feito por uma agência terceirizada, desde que o proprietário dê consentimento fornecendo à agência os detalhes de autenticação.
Se esquecer ou inserir incorretamente a sua palavra-passe do SEF/SIBA, como pode redefini-la?
Se esquecer a sua palavra-passe do SEF/SIBA ou inseri-la incorretamente ou ainda necessitar de alterá-la por qualquer motivo, deve enviar um pedido de redefinição de palavra-passe para o endereço: [email protected]. Indique o NIF (N.º de Identificação Fiscal), nome e n.º do estabelecimento e o motivo pelo qual necessita de redefinir a sua palavra-passe.
Como UpMarket pode ajudar com a gestão do alojamento local?
UpMarket pode ajudar muito na gestão do alojamento local. Uma das principais vantagens é a sua capacidade de automatizar a comunicação com os hóspedes, eliminando a necessidade de se preocupar com o processo manual de recolha de informações e comunicação com o SEF.
Ao utilizar UpMarket, os gestores de alojamento local podem solicitar as informações de identificação dos hóspedes automaticamente, sem precisar se preocupar em alcançá-los individualmente. Isso é feito por meio de uma plataforma fácil de usar que faz com que a recolha de informações dos hóspedes seja rápida e sem esforço.
Além disso, UpMarket pode lidar com a verificação e validação dos documentos de identificação dos hóspedes. O sistema é capaz de digitalizar, validar e armazenar informações de passaportes e IDs, eliminando a necessidade de digitalizar manualmente ou manter registos em papel. Isso economiza tempo e reduz os erross na entrada de informações.
Outra grande vantagem do UpMarket é que pode lidar com a comunicação com os hóspedes sobre as informações necessárias para cumprir as obrigações legais de alojamento local. Isso significa que os gestores de alojamento local podem concentrar-se em outras tarefas importantes em vez de passar horas a tentar entrar em contacto com os hóspedes para recolher informações. A plataforma envia notificações automáticos aos hóspedes para fornecer as informações necessárias, o que facilita a recolha de informações e o cumprimento das obrigações legais.
Ao utilizar UpMarket, os gestores de alojamento local têm uma plataforma eficiente e automatizada para lidar com todas as tarefas relacionadas à comunicação e recolha de informações dos hóspedes. Isto economiza tempo e recursos valiosos, além de ajudar a garantir o cumprimento das obrigações legais de alojamento local.
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Veja o vídeo abaixo para obter instruções sobre como enviar manualmente os detalhes do hóspede ao SEF através do site do SIBA.
