Guia detalhado do SEFScan: como funciona e benefícios

A gestão de alojamentos locais em Portugal, implica uma obrigação crítica: o envio de dados de hóspedes ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF) através do sistema SIBA – uma necessidade de conformidade com o SEF. Para facilitar esse processo e economizar tempo, a UpMarket, uma plataforma inovadora, desenvolveu o SEFScan, uma ferramenta que automatiza completamente essa tarefa. Vamos explicar em detalhes como SEFScan funciona para os gestores de AL.

Como o SEFScan Funciona

A utilização de SEFScan começa com a integração com o seu Sistema de Gestão de Propriedades (PMS) ou plataforma de reservas online, como Airbnb. SEFScan lê os dados da reserva e inicia a comunicação com o hóspede automaticamente.

SEFScan Bookings View
SEFScan: reservas do Airbnb

SEFScan envia uma mensagem ao hóspede solicitando o registo online para a sua próxima viagem, semelhante ao check-in online realizado antes de um voo. O hóspede fornece os dados de chegada, um email, um número de telefone e as informações do passaporte ou identificação. SEFScan usa Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) para identificar os dados do hóspede em apenas um segundo após a submissão da identificação.

Os dados são enviados automaticamente e de forma segura para o SEF e o término do registo é efetuado na área de administração disponível para o gestor da propriedade. Uma família de 4 pessoas pode completar o registo em cerca de um minuto!

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Benefícios de SEFScan na Gestão de Alojamentos Locais

SEFScan foi projetado para tornar a gestão de alojamentos locais mais simples e eficiente. Através da automação da comunicação com os hóspedes, a transmissão segura de dados, a notificação em tempo real e a integração com os sistemas PMS existentes, SEFScan traz uma série de benefícios.

Comunicação Automatizada com Hóspedes

Depois de conectar o sistema de reserva, como Airbnb, SEFScan envia mensagens automáticas aos hóspedes solicitando que se registem antes da sua chegada. Além disso, envia lembretes caso os hóspedes não respondam e alerta proativamente o gestor do Alojamento Local (AL) caso os hóspedes não tenham concluído o registo 24 horas antes da data da reserva. SEFScan tem a capacidade de enviar mensagens em diferentes idiomas e não há necessidade de preocupação quanto à possibilidade de o Airbnb bloquear os links, pois SEFScan é autorizado a enviá-los.

Digitalização Rápida de Documentos

A funcionalidade OCR de SEFScan é 99% confiável, permitindo que os hóspedes digitalizem os seus documentos com facilidade. Após a digitalização, os hóspedes podem visualizar os dados, revê-los e aprová-los para submissão. Além disso, existe a opção de inserir os dados manualmente, caso o hóspede prefira.

Transmissão Segura de Dados

A segurança dos dados dos hóspedes é uma prioridade para SEFScan, que cumpre com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) e utiliza criptografia para garantir a segurança dos dados transmitidos. Isto assegura que as informações pessoais dos hóspedes são tratadas com o máximo de segurança e privacidade.

Notificações em Tempo Real

SEFScan mantém os gestores de Alojamento Local informados sobre o estado de cada reserva. Os gestores são notificados por e-mail de cada submissão bem-sucedida e também em casos de não conformidade 24 horas antes da data da reserva. Existe ainda a opção de receber notificações via WhatsApp, caso o gestor prefira. Além disso, SEFScan disponibiliza uma área de administração onde os gestores podem visualizar a lista completa de reservas e o estado do registo de dados dos hóspedes. Este recurso oferece maior controlo e tranquilidade aos gestores, garantindo que estejam em conformidade com todas as obrigações legais.

UpMarket Notificações em Tempo Real

Integração com Concierge Virtual

SEFScan não é apenas uma ferramenta de conformidade, mas também um meio de recolher dados valiosos sobre os hóspedes que podem ser usados para melhorar a sua estadia. Após os hóspedes inserirem os seus dados, o concierge virtual da UpMarket pode utilizar esses dados para adaptar sugestões e ofertas às suas necessidades, gostos e preferências específicas. Desde recomendar atrações locais, até ajustar as configurações da propriedade ao gosto deles, SEFScan e o serviço de concierge virtual transformam uma exigência regulatória numa oportunidade de entender melhor os hóspedes e melhorar a sua experiência​.

Perguntas Frequentes sobre o SEFScan

A obrigação de comunicar ao SEF é apenas para hóspedes estrangeiros. E se os meus hóspedes forem portugueses?

  • A obrigação aplica-se somente a hóspedes estrangeiros. Contudo, para evitar confusões, esclarecemos este ponto logo no primeiro ecrã do processo de registo de hóspedes no SEFScan.

Em que circunstâncias enviam mensagens aos hóspedes?

  • Se a sua conta estiver integrada com um PMS, enviamos mensagens automaticamente aos hóspedes. Se não estiver integrada, deverá enviar aos seus hóspedes o link único que lhe fornecemos, utilizando a plataforma de reserva onde recebeu a reserva, seja ela Airbnb, Booking.com, entre outras.

O que acontece se o hóspede não fornecer os detalhes necessários?

  • Para contas integradas com um PMS, enviamos lembretes. De qualquer forma, enviamos um alerta ao anfitrião 24 horas antes da data de check-in, caso os hóspedes não tenham fornecido os seus detalhes.

O que é necessário para começar?

E se eu alterar para webservices mas ainda precisar de enviar detalhes manualmente?

  • Pode fazê-lo através da sua conta UpMarket. Proporcionamos uma maneira fácil de adicionar detalhes dos hóspedes e submetê-los ao SEF.

Por que razão preciso de ligar a um PMS ou iCAL?

  • Ao fazer a ligação, o UpMarket importa e sincroniza continuamente as suas reservas. Isto permite-nos enviar mensagens automáticas para contas ligadas a um PMS e alertá-lo caso os hóspedes não forneçam os seus dados.

É possível gerir várias propriedades com diferentes números fiscais na mesma conta?

Sim, a nossa plataforma foi especificamente projetada para acomodar essa necessidade. Mesmo que tenha várias propriedades associadas a diferentes números de contribuinte, pode reunir todas elas numa única conta no SEFScan. Isso permite uma gestão centralizada e eficiente de todas as suas propriedades, independentemente dos seus números fiscais.

Conclusão

Ao contrário de outros softwares de aluguer de férias, SEFScan da UpMarket não se limita a cumprir os requisitos de notificação do SEF – ele melhora-o. Ao contactar proativamente os hóspedes e integrar-se de forma perfeita com o serviço de concierge virtual, SEFScan transforma uma tarefa de conformidade numa oportunidade de envolvimento com os hóspedes. Esta abordagem única e holística distingue a UpMarket, demonstrando o seu compromisso em simplificar a gestão de propriedades e enriquecer a experiência dos hóspedes no mercado de aluguer de férias em Portugal​​.

Se está pronto para transformar a gestão da sua propriedade com SEFScan, crie uma conta gratuita na UpMarket hoje e visite a nossa página de como começar para saber mais​. Para mais informações ou se tiver alguma dúvida, não hesite em contactar-nos. Estamos sempre disponíveis para ajudá-lo a melhorar a gestão do seu alojamento local.

Shani Cohen
Shani Cohen
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