Sì — che un host chieda il passaporto è normale, e in gran parte d’Europa è la legge, non una preferenza. Hotel, B&B, appartamenti per vacanze e campeggi in tutto il continente devono identificare chi alloggia e comunicare il soggiorno a un’autorità pubblica. La richiesta arriva sia con una prenotazione diretta sia tramite Booking.com o Airbnb, quindi la domanda utile non è se sia legittima, ma che cosa richiede la tua destinazione.
Perché gli host chiedono i dati del passaporto?
Il registro degli ospiti è antico: gli hotel copiano i dati del passaporto alla reception da decenni. Quello che è cambiato è che il registro ora viaggia elettronicamente verso un’autorità invece di restare in un cassetto, ed è per questo che la richiesta spesso arriva prima della partenza, tramite la piattaforma di prenotazione o un link di check-in, invece che al banco.
La regola di Airbnb è più stretta di quanto la maggior parte degli ospiti immagini: l’host può chiedere un documento d’identità solo se l’annuncio indicava già prima della prenotazione che è richiesto per motivi legali o di conformità, e Airbnb non trasmette il tuo documento all’host al momento della prenotazione. Dai soggiorni di settembre 2026, Airbnb sta sperimentando questo passaggio in Italia e Spagna, trasmettendo i dati dell’ospite all’host tramite il suo partner Chekin.
Che cosa richiede ciascun paese
| Paese | Che cosa ti viene chiesto | Chi lo riceve | Termine |
|---|---|---|---|
| Spagna | I dati identificativi al check-in | SES.Hospedajes a livello nazionale; i Mossos d’Esquadra in Catalogna, l’Ertzaintza nei Paesi Baschi | Subito e non oltre 24 ore dal check-in |
| Portogallo | I dati del passaporto o del documento per il boletim de alojamento | SIBA, sotto il servizio di sicurezza interna portoghese | Entro tre giorni lavorativi |
| Italia | I dati del documento d’identità | La Questura locale, tramite il portale nazionale per l’ospitalità | Entro 24 ore |
| Francia | La fiche individuelle de police | Conservata dall’host e mostrata alla polizia su richiesta | Conservata sei mesi |
La Spagna si basa sul Real Decreto 933/2021, in vigore da aprile 2022, con la comunicazione tramite SES.Hospedajes. La Commissione europea ha aperto una procedura d’infrazione sul decreto a giugno 2026; resta in vigore. L’autorità spagnola per la protezione dei dati sconsiglia di conservare copie dei documenti d’identità, quindi mostrare il documento di norma basta.
Il Portogallo invia il boletim de alojamento tramite SIBA, ai sensi dell’articolo 16 della Lei n.º 23/2007, con il modello del bollettino fissato dalla Portaria n.º 415/2008. L’autorità che lo riceve non è più il SEF, che molte guide datate indicano ancora e che è stato soppresso a ottobre 2023.
L’Italia richiede i dati entro 24 ore, tramite il portale che alimenta la Questura locale.
La Francia ha la versione più antica: l’host conserva la fiche individuelle de police per sei mesi e la mostra alla polizia su richiesta, invece di trasmetterla all’arrivo.
Le nuove regole UE sugli affitti brevi cambiano qualcosa?
No. Il Regolamento (UE) 2024/1028, applicabile dal 20 maggio 2026, riguarda la registrazione delle unità ricettive e i dati di attività delle piattaforme. Non introduce una comunicazione europea delle identità degli ospiti, quindi restano i registri nazionali qui sopra a stabilire che cosa ti chiede il tuo host.
È sicuro consegnare i dati del passaporto?
Una richiesta legittima arriva tramite la piattaforma su cui hai prenotato o tramite il link di check-in della struttura prima dell’arrivo. Tre cose devono insospettire: che ti chiedano di inviare la foto del passaporto a un’email personale o a un numero che non riesci a collegare alla struttura; link che escono dalla piattaforma di prenotazione o dal dominio della struttura; e pressioni per inviare i dati prima che la prenotazione sia confermata.
I tuoi dati sono coperti dal GDPR, quindi puoi chiedere che cosa è stato registrato su di te, far correggere errori e chiedere la cancellazione una volta scaduto il periodo di conservazione.
Puoi rifiutarti?
Puoi, ma la struttura non riesce a completare il registro senza i dati, quindi il rifiuto di solito significa che il check-in non viene concluso e la prenotazione può essere cancellata. Di norma basta mostrare il documento — l’originale resta con te.
Se sei tu a raccogliere i dati
Nei quattro paesi la forma operativa è identica: raccogliere il documento, verificare che corrisponda all’ospite, comunicare all’autorità giusta entro un termine misurato in ore o giorni, e conservare prova di quanto inviato. Un hotel lo assorbe in reception. Un gestore con appartamenti in due o tre paesi lo sente di più, e i problemi si concentrano sempre negli stessi punti: l’arrivo tardivo, la prenotazione dello stesso giorno, il passaporto inviato a una casella personale.
UpMarket gestisce la raccolta, la verifica dell’identità al check-in digitale e la comunicazione alle autorità nazionali in un unico flusso, con la conversazione con l’ospite in una sola inbox. Così check-in e identificazione viaggiano con la conferma di prenotazione. Prenota una demo per vedere il flusso di comunicazione paese per paese.
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Domande frequenti
È normale che un host chieda il mio passaporto?
Sì. La maggior parte dei paesi europei impone alla struttura di identificare gli ospiti e comunicare il soggiorno, quindi la richiesta è l’adempimento di un obbligo di legge.
Posso rifiutarmi?
Puoi, ma il registro non si completa senza i tuoi dati, quindi il check-in potrebbe non essere possibile e la prenotazione può essere cancellata.
Per quanto tempo restano i miei dati?
Dipende dal paese. La Francia conserva il modulo di polizia sei mesi, e l’autorità spagnola per la protezione dei dati sconsiglia del tutto di conservare copie dei documenti d’identità.
È sicuro?
Sì, quando la richiesta arriva dalla piattaforma di prenotazione o dal link di check-in della struttura. Mai inviare una foto del passaporto a un indirizzo che compare a metà soggiorno.
Il regolamento UE sugli affitti brevi sostituisce queste regole?
No. Riguarda la registrazione delle unità e i dati di attività delle piattaforme, non le identità degli ospiti.
Questa guida è stata rivista da ultimo a novembre 2026.
