Sì — è normale, è richiesto e il tuo host sta rispettando la legge spagnola, non è invadente. Ai sensi del Real Decreto 933/2021, le strutture ricettive in Spagna tengono un registro degli ospiti e comunicano ogni soggiorno alle autorità, nella maggior parte dei casi entro 24 ore dal check-in. L’obbligo riguarda hotel, ostelli, affittacamere, appartamenti turistici, campeggi e agriturismi: la richiesta arriva sia con una prenotazione diretta sia tramite Booking.com o Airbnb.
Perché in Spagna mi chiedono il passaporto?
La Spagna impone alle strutture di identificare chi pernotta e di inviare quel registro in formato elettronico. Non è una regola di Airbnb né un’eccessiva prudenza dell’host: lo stesso registro si compila alla reception di un hotel e in un bilocale a Siviglia.
Che cosa viene registrato esattamente?
Il registro — ancora chiamato parte de entrada de viajeros — raccoglie i dati identificativi dell’ospite e del soggiorno che la reception ha sempre copiato dal passaporto al check-in. La differenza è che ora vengono comunicati attraverso un sistema nazionale, invece di restare su un modulo di carta in un cassetto.
Chi riceve i dati e con quale tempistica?
La comunicazione avviene tramite SES.Hospedajes, il canale nazionale attivo da dicembre 2024. Il servizio hospederías della Guardia Civil e il portale Webpol sono i canali precedenti. In Catalogna e nei Paesi Baschi la comunicazione passa dalle piattaforme regionali dei Mossos d’Esquadra e dell’Ertzaintza.
I tempi seguono un orologio di 24 ore: i dati di prenotazione e cancellazione, e i dati di check-in, vanno inviati subito e comunque non oltre 24 ore dopo ciascun evento. Il decreto copre l’attività di ospitalità, esercitata o meno in modo professionale, quindi lo stesso registro vale per un privato con un appartamento e per un gruppo alberghiero.
Qual è oggi la base giuridica?
La norma su cui lavorano le strutture è il Real Decreto 933/2021, in vigore dal 27 aprile 2022 — consulta il testo ufficiale sul BOE. La precedente Orden INT/1922/2003 è il quadro che il decreto ha sostituito, richiamato nel suo preambolo. Le regole sono anche contestate: il 4 giugno 2026 la Commissione europea ha aperto una procedura d’infrazione contro la Spagna sul decreto, e le associazioni alberghiere ne hanno chiesto l’abrogazione. Non è stato annullato, quindi per il tuo soggiorno non cambia nulla.
Posso rifiutarmi?
Puoi, ma l’host non riesce a completare il registro senza quei dati. In pratica il rifiuto significa di solito che la struttura non conclude il check-in e può dover cancellare la prenotazione. Di norma basta mostrare il documento e lasciare registrare i dati — l’originale resta con te.
È sicuro? Come riconoscere una richiesta non legittima?
Una richiesta legittima arriva attraverso la piattaforma su cui hai prenotato o tramite il link di check-in digitale che la struttura invia prima dell’arrivo. Quello che deve insospettire:
- una richiesta di inviare la foto del passaporto a un’email personale, o a un numero che non riesci a collegare alla struttura;
- link che non puntano alla piattaforma di prenotazione né al dominio della struttura;
- pressioni per inviare i dati prima che la prenotazione sia confermata.
Una struttura in regola sa dirti attraverso quale canale comunica. I tuoi dati sono coperti dal GDPR: puoi chiedere che cosa è stato registrato su di te, far correggere errori e chiedere la cancellazione una volta scaduto il periodo di conservazione del registro.
Se sei tu a raccogliere i dati
L’obbligo spagnolo è operativo: qualcuno deve raccogliere il documento, verificarlo con l’ospite, inserire i campi in SES.Hospedajes o nella piattaforma regionale entro 24 ore e conservare prova di quanto inviato. Un hotel lo assorbe in reception; un gestore con una dozzina di appartamenti turistici di solito no, e i problemi si concentrano sempre negli stessi punti — l’arrivo all’una di notte, l’ospite che prenota la mattina stessa del viaggio, il passaporto inviato a una casella personale.
Un sistema di gestione degli ospiti costruito per questo passaggio gestisce la raccolta, la verifica dell’identità al check-in digitale e la comunicazione alle autorità nazionali in un unico flusso, e tiene la conversazione con l’ospite intorno a quel flusso in una sola inbox. UpMarket è pensato per questo passaggio, così check-in e identificazione viaggiano con la conferma di prenotazione invece di inseguire l’ospite alla porta. Prenota una demo per vedere il flusso di comunicazione spagnolo dall’inizio alla fine.
Vai in un altro paese europeo?
Stessa domanda, regole diverse: Portogallo, Italia e Francia applicano ciascuno il proprio obbligo di comunicazione, e spieghiamo che cosa ciascuno chiede all’ospite.
Domande frequenti
È legale che una struttura in Spagna chieda i dati del mio passaporto?
Sì. Il Real Decreto 933/2021 obbliga le strutture a tenere e comunicare un registro degli ospiti, e richiama la precedente Orden INT/1922/2003 come quadro che l’ha preceduta.
Come vengono usati i miei dati?
Entrano nel registro ospiti e sono comunicati all’autorità competente per la regione — SES.Hospedajes a livello nazionale, i Mossos d’Esquadra in Catalogna, l’Ertzaintza nei Paesi Baschi — e trattati ai sensi del GDPR.
Con quale rapidità vanno comunicati?
Subito e comunque non oltre 24 ore dal check-in, con i dati di prenotazione e cancellazione sullo stesso orologio.
Posso rifiutarmi?
Puoi, ma la struttura non può completare il registro senza i tuoi dati, quindi la prenotazione può essere cancellata.
È sicuro?
Sì, quando la richiesta arriva dalla piattaforma di prenotazione o dal link di check-in della struttura — mai inviare una foto del passaporto a un indirizzo che compare a metà soggiorno.
Questa guida è stata rivista da ultimo a novembre 2026.
